Måndagsmöte

Fokuserad kreativitet!

Hej på er!

Idag tänkte jag berätta lite mer om några av de verktyg som vi använder i vår dagliga verksamhet. Denna gång gäller det inte designverktyg utan verktyg för planering administration, strukturering och uppföljning. Lite nördigt och trist kanske någon tycker, men faktum är att dessa verktyg och strukturen de för med sig är superviktiga för oss! Och därför ville vi gärna dela med oss av detta. Vi vet att det finns massor av startups (och större bolag för den delen) som nog skulle ha otroligt stor nytta av att använda dessa program (de flesta är helt gratis) eller motsvarande i sin verksamhet. Så här kommer lite tips!

Som vårt CRM-system (CRM betyder väl Customer Relations Management eller något snarlikt) använder vi en plattform som heter Podio. I Podio lägger vi alltså in alla bolag och projekt som vi jobbar med, har jobbat med eller vill jobba med.

 

En av de saker som gör Podio så himla kraftfullt är nämligen att man kan ställa in det precis som man vill ha det. Man bygger liksom sina egna små appar inom Podio-plattformen och definierar precis vilka parametrar de skall ha och hur de kopplar an till varandra. Super bra för oss som aldrig kan nöja oss med något som inte är precis som vi vill ha det! :) Det är en webbapplikation och finns även som smartphone-app.

Vi använder det alltså dels för att hålla koll på vilka vi borde ringa, när och vad vi har pratat om tidigare, alltså CRM-biten, men även som en översikt över aktuella projekt. Varje måndagsmöte börjar i regel med (efter att första kannan kaffe är bryggd såklart) att vi öppnar Podio och går igenom alla våra potentiella resp. aktuella projekt och gör en plan för veckan m.a.p. vad som måste prioriteras.Så projektkoordineringen sköter vi till stor del i Podio.

För projektplaneringen å andra sidan använder vi en tjänst som heter Asana för ännu en webbapplikation med tillhörande app. Detta är väl egentligen en Todo-applikation på steroider skulle man väl kunna säga. Catino delar här på en ”Workspace” och inom den lägger vi upp en lista för varje aktuellt projekt. I resp. lista lägger man sedan upp tasks, tilldelar ansvarig person, sätter deadline, prioritet, och eventuella kommentarer. Varje task kan också ha ”subtasks”. Ett enkelt men kraftfullt planeringsverktyg så att man kan göra rätt sak i rätt ordning helt enkelt.

Som jag ”teasat” om tidigare i bloggen vill vi också gärna berätta om vår Tidslogg! Vi tycker det är superviktigt att logga vår egen tid, både för att veta hur mycket vi skall fakturera våra kunder, om vi ligger i fas i projekt men även för att mer generellt hålla koll på vart all tid tar vägen. Men ingen av de färdiga tjänster vi kunde hitta hade riktigt all den funktionalitet vi ville ha så vi byggde en egen! Och med ”vi” så menar jag egentligen min bror som har lite bättre koll på programmering än vad vi har :) Så innan vi stänger butiken varje dag, så matar vi in hur många timmar vi lagt på respektive projekt under dagen och laddar upp i en databas som ligger på vår webbserver. Denna data kan vi sedan ladda ner till ett Excel dokument där vi väldigt enkelt kan hålla koll på vår tid. Som ”stoppur” för att ta tid löpande under dagen använder vi ett program som heter OfficeTime.

Sådär, nu har ni fått er några, förhoppningsvis matnyttiga, tips på appar och system för att få bättre struktur! Vi har som sagt oerhört stor nytta av dessa, de hjälper oss att kunna fokusera och vara kreativa utan att behöva vara oroliga för att man har glömt något eller om man jobbar med rätt sak! Hoppas ni också får användning av dem!

Petter

adminFokuserad kreativitet!